Exact Online koppeling laten maken: uw pakket en Exact die elkaar kennen

Eerst: bestaat er al een app voor uw route?

Voor veel gangbare routes staat al een kant-en-klare koppeling in de App Store van Exact. Denk aan een bekende webshop die zijn orders naar Exact Online stuurt. Zo’n app kost een bedrag per maand en is snel ingericht. Doet hij wat u nodig heeft, neem hem dan. Dat is goedkoper dan iets laten bouwen.

Een Exact Online koppeling op maat loont in drie gevallen:

• Uw pakket heeft geen app in de App Store van Exact.
• De app doet het gewone geval. Uw uitzonderingen doet hij niet. Denk aan een creditnota, een klant die nog geen debiteur is of een order die na de boeking verandert.
• U wilt weten wanneer er iets misgaat. De app zegt het u niet.

Twijfelt u, stuur dan de naam van uw pakket. Binnen twee werkdagen hoort u of er een app bestaat die volstaat.

Waar het werk zit: de uitzonderingen

Wilt u Exact Online koppelen aan uw ordersysteem, dan is een gewone order het makkelijke deel. Het werk zit in wat afwijkt. Deze vragen stel ik in het eerste gesprek:

• Wie is de baas over de klant: uw pakket of Exact Online?
• Wat gebeurt er met een order voor een klant die in Exact nog geen debiteur is?
• Hoe gaat een creditnota en wie maakt hem?
• Wat als een order verandert nadat hij in Exact is geboekt?
• Werkt u met meer dan één administratie in Exact?

De antwoorden komen in de offerte, als afspraak over wat de koppeling doet. Hoe dat voor één concrete route uitpakt, staat in de uitwerking met Exact Online op de pagina over API-koppelingen.

Eerst meelopen, dan pas boeken

De eerste weken boekt de koppeling niets in uw administratie. Hij schrijft in een logboek wat hij zou boeken, met de reden erbij. Elke week leg ik dat logboek naast wat er met de hand in Exact kwam. Heeft elk verschil een verklaring, dan gaat hij echt boeken. Dat duurt minstens twee weken en valt vóór de opleverdatum.

Voor de oplevering zet ik in een testadministratie van Exact elke fout uit de offerte een keer expres in gang. Bij elke fout kijk ik of de melding echt bij u aankomt. Een melding die nooit is afgegaan, is een aanname.

Wat de API van Exact Online toelaat

Exact Online heeft een openbare API (opent in een nieuw tabblad). Een koppeling leest en schrijft daarmee in uw administratie: relaties, verkooporders, facturen en boekingen.

Exact stelt daar vaste grenzen aan. Volgens Exact zelf (opent in een nieuw tabblad) mag een koppeling per administratie standaard 60 keer per minuut en 5.000 keer per dag iets vragen. Een nieuw toegangsbewijs mag hooguit eens per tien minuten. Na meer dan tien fouten per uur op hetzelfde onderdeel blokkeert Exact de sleutel tijdelijk.

Voor de bouw betekent dat drie dingen. De koppeling vraagt alleen op wat veranderd is, niet elke keer alles. Raakt hij een grens, dan wacht het bericht in een wachtrij en gaat er niets verloren. En een fout herhaalt hij niet blind: na een weigering krijgt u een bericht in plaats van tien nieuwe pogingen.

De toegang loopt via OAuth2. U logt zelf in bij Exact en geeft de koppeling toestemming. Uw wachtwoord ziet de koppeling nooit. De koppeling werkt met de rechten van wie die toestemming gaf. Daarom raad ik een aparte gebruiker in Exact aan, alleen voor de koppeling.

Wat een Exact Online koppeling kost

Een Exact Online koppeling kost bij Achter de Schermen € 1.450 tot € 3.450 exclusief btw, voor Exact en één ander pakket. U krijgt een vast bedrag en een opleverdatum in de offerte, voordat er iets gebouwd wordt.

Onderin die band zit één richting met een pakket dat een werkende API heeft. Bovenin zit verkeer in twee richtingen. Of een pakket zonder API, waar een export omheen gebouwd wordt.

De derde kolom is wat ik voor zo’n opdracht inruim, gerekend vanaf uw akkoord. Het is geen gemiddelde van eerdere opdrachten. Loopt het uit door mij, dan is dat mijn probleem. Er is geen nacalculatie.

Na de oplevering zit er geen onderhoudsverplichting aan. Serverruimte kost wel geld bij een derde partij. In de offerte spreken we af dat die op uw naam staat, zodat u er ook zonder mij bij kunt.

Stuur de naam van uw pakketof bel 06 30 33 49 97

Wat er op uw naam staat

Na betaling zijn de code, de tests en de handleiding van u. De koppeling draait op serverruimte die op uw naam staat. Zo kunt u er ook zonder mij bij. Hoe zo’n oplevering eruitziet, ziet u in de demo van Kompas: urenregistratie met facturatie, op dezelfde manier opgeleverd. Meldt u binnen drie maanden na oplevering dat iets niet werkt zoals de offerte beschrijft, dan herstel ik dat kosteloos.

Wat ik niet doe

Ik ben geen partner of wederverkoper van Exact en ik verkoop geen licenties. Ik bouw niets wat een app uit de App Store al goed doet. En ik boek niets in uw administratie voordat de koppeling heeft meegelopen.

Wanneer ik kan beginnen

Ik bouw aan meerdere opdrachten tegelijk. Wanneer ik aan de uwe begin, hoort u in het gesprek. De opleverdatum staat in de offerte die u daarna krijgt. Kan ik uw datum niet halen, dan zeg ik nee. Dat is vervelender om te horen en prettiger om mee te werken.

Over Achter de Schermen

Achter de Schermen is de eenmanszaak van Stefan Colin in Zwaag, West-Friesland. Ik bouw maatwerk software en koppel pakketten die elkaar niet kennen. Ook zoek ik uit waarom Google en AI-antwoorden een site overslaan en wat eraan te doen is.

Veelgestelde vragen