Een API-koppeling laten maken: twee systemen die elkaar niet kennen

Dat is zelden een technisch probleem. Het is de vraag welk systeem gelijk heeft als beide iets anders beweren en hoe u het merkt als er een bericht niet aankomt. Bij Achter de Schermen bouwt Stefan Colin die koppeling zelf, vanuit Zwaag in West-Friesland, tegen een vaste prijs met een opleverdatum vooraf. U krijgt de code, de tests en de handleiding, op serverruimte die op uw naam staat.

Drie plekken waar dit meestal zit

U herkent uw eigen situatie waarschijnlijk in één van deze drie.

• Elke maand komt er een export uit het ene pakket en iemand zet hem met de hand in het andere.
• Dezelfde klant staat in Exact Online en in uw CRM onder twee nummers, dus niemand weet welk adres klopt.
• Aan het eind van de maand kloppen twee overzichten niet en zoekt iemand uit waar het misging.

Bij die derde is een fout een maand lang doorgegeven voordat iemand hem ziet.

Wat een koppeling duur maakt is niet de techniek

Een koppeling klinkt als het simpelste werk dat er is. Twee systemen, één lijntje. Toch loopt hier het vaakst iets stuk. Zelden op de techniek.

Wat een koppeling duur maakt, is de vraag wie gelijk heeft. Uw boekhouding zegt dat de klant twee adressen heeft. Uw ordersysteem zegt één. Zolang niemand kiest welk systeem leidend is, verplaatst een koppeling het probleem alleen sneller.

Drie vragen beantwoord ik daarom vooraf, voordat er één regel code staat:

• Welk systeem is de baas als beide iets anders beweren?
• Wat gebeurt er als de andere kant er even niet is?
• Hoe merkt u het als een bericht niet aankomt?

Een koppeling zonder foutmelding kan stil stoppen. Dan hoort u het van uw klant in plaats van van uw systeem.

Probeer de koppeling zelf (opent in een nieuw tabblad)

Op schakel.achterdeschermen.online staan verzonnen orders. Er is niets om in te vullen. Zet de boekhouding uit of stuur dezelfde export nog eens.

Pakketten waar een koppeling mee kan

De vraag die het vaakst als eerste komt is deze: kan het met mijn pakket? Meestal wel. Deze pakketten hebben allemaal een openbare koppelingsingang, dus er valt aan beide kanten iets op te halen en weg te schrijven.

Pakket

Waar het meestal om gaat

Exact Online

facturen, relaties en grootboekregels

AFAS Profit

medewerkers, uren, facturen

Moneybird

facturen en contacten

SnelStart

relaties, artikelen, verkoopfacturen

Twinfield

boekingen en dagboeken

e-Boekhouden

mutaties, relaties, facturen

WooCommerce of Shopify

orders, voorraad en klanten

Mollie

betalingen die bij een factuur horen

Een Exact Online koppeling en een AFAS koppeling volgen dezelfde drie vragen als elke andere. Dat geldt net zo goed voor een SnelStart koppeling, een Moneybird koppeling of een Twinfield koppeling. Wilt u Exact Online koppelen aan uw ordersysteem, dan is de techniek het kleinste deel van het werk. Welk systeem is de baas. Wat gebeurt er als de andere kant er niet is. En hoe merkt u het. Wat de API van Exact toelaat, staat op een eigen pagina: Exact Online koppeling laten maken. Daar staat ook wanneer een app uit de App Store van Exact volstaat.

Twee dingen die u hoort te weten voordat u verder leest.

Ik ben van geen van deze partijen partner of wederverkoper. Er zit dus geen leverancier tussen die meekijkt of meeverdient. Wat ik bouw werkt op hun openbare ingang en verder niets. Dat betekent ook dat ik niet kan beloven wat zo’n leverancier belooft. Wat een pakket toelaat, zoek ik per opdracht uit en dat hoort u voordat u tekent.

Ik noem hier geen opdrachtgevers. Dat is beleid op deze hele site en het staat op de voorpagina uitgelegd. Wat u nodig heeft lijkt zelden op wat ik eerder koppelde, want elk pakket staat anders ingericht. Daarom begint een koppeling met kijken wat er bij u staat. Wat hij moet doen komt in de offerte.

Staat uw pakket er niet bij, dan zegt dat niets. Stuur de naam en u hoort binnen twee werkdagen of er een ingang is en wat hij toelaat. Is die er niet, dan werkt de export op een vast tijdstip die hieronder beschreven staat.

Heeft uw pakket geen API, dan kan het nog steeds

Middleware is de software die tussen twee systemen in staat en berichten vertaalt en doorstuurt. Dat is wat ik hier bouw of uw pakket nu wel of geen API heeft.

Heeft uw pakket een API, dan werk ik daarop. Heeft het die niet, dan koppel ik via een export op een vast tijdstip. Een controle telt daarna of alles is aangekomen en stuurt u bericht als er iets ontbreekt.

Een ERP-koppeling volgt dezelfde regels. Alleen zijn de gevolgen groter, want daar hangen voorraad, facturen en uren aan elkaar. Ik begin dan met één richting en één soort bericht. Loopt dat een maand foutloos, dan komt de tweede erbij.

Een Exact Online koppeling uitgewerkt: de export van vrijdag

Stel, u werkt met Exact Online en met een ordersysteem. Voor dat ordersysteem bestaat geen app in de App Store van Exact. Elke vrijdag maakt iemand bij u een export van de orders van die week. Die export gaat daarna met de hand Exact Online in.

Drie dingen gaan daarbij mis. Op vrijdag valt geen ervan op. Wat Exact meldt, staat in een importverslag dat niemand terugleest.

• Hetzelfde bestand gaat twee keer Exact in en de facturen staan er dubbel.
• Een order hoort bij een klant die in Exact nog geen debiteur is. Die order komt niet in Exact.
• Een order verandert na vrijdag nog. In Exact staat de oude versie.

Het verschil komt pas aan het eind van de maand boven. Dan zoekt iemand een middag uit waar het misging.

U hoeft mij niet op mijn woord te geloven. De eerste weken ziet u in een logboek wat de koppeling zou boeken. Pas daarna boekt hij echt.

Het eerste gesprek gaat over de uitzonderingen. Ik vraag niet hoe een gewone vrijdag loopt. Ik vraag wat er gebeurt bij een creditnota, een nieuwe klant of een order die later verandert. Daar zit het werk. Een gewone order koppelt elke bouwer.

Wie is de baas? Het ordersysteem voor de order, Exact Online voor de klant en de betaling. Dan maakt de koppeling zelf geen debiteur aan. Staat een klant nog niet in Exact, dan wacht de order. U krijgt een bericht met het ordernummer erbij. Dat is een keuze en die maken we samen. U kunt de koppeling de debiteur ook laten aanmaken.

Wat als Exact er even niet is? Het ordersysteem zet elke nacht vanzelf een export klaar en de koppeling haalt die op. Exact Online begrenst (opent in een nieuw tabblad) hoeveel vragen één koppeling per minuut en per dag mag stellen. Raakt de koppeling die grens of ligt Exact eruit, dan wacht de order in een wachtrij. Er gaat niets verloren. Weigert Exact een order om een andere reden, dan blijft de koppeling niet aankloppen. Dan krijgt u een bericht.

Hoe merkt u het? Voordat de koppeling een order wegschrijft, kijkt hij of die al in Exact staat. Dezelfde export twee keer geeft dus geen dubbele facturen meer. Staat de order er al en is hij sindsdien veranderd, dan overschrijft de koppeling niets. U krijgt een bericht met de oude en de nieuwe versie. Uw administratie corrigeert een geboekte factuur met een creditnota. Na elke boeking leest de koppeling terug wat Exact opsloeg. Elke ochtend om zes uur telt een controle beide kanten, in aantal en in bedrag. Wijkt dat af, dan krijgt u een mail met de orders die het verschil maken.

Eerst meelopen, dan pas boeken. De eerste weken boekt de koppeling niets. Hij schrijft in een logboek wat hij zou boeken, met de reden erbij. Uw collega doet het handwerk op vrijdag zoals altijd. Elke week leg ik het logboek naast wat er met de hand in Exact kwam. Elk verschil zoek ik uit. Heeft elk verschil een verklaring, ook bij de uitzonderingen, dan is de koppeling klaar om echt te boeken. Dat duurt minstens twee weken en valt vóór de opleverdatum.

Elke melding is een keer echt afgegaan. Voor de oplevering zet ik in een testadministratie van Exact elke fout uit deze uitwerking een keer expres in gang. Dezelfde export twee keer. Een order voor een klant die niet in Exact staat. Een order die na de boeking verandert. Een Exact dat niet antwoordt. Een nacht waarin de koppeling niet draait. Bij elke fout kijk ik of de melding echt bij u aankomt. Een melding die nooit is afgegaan, is een aanname. Daarna staan die fouten als test in de code. Wie er later aan werkt, kan ze opnieuw draaien.

Wat het oplevert en wat het kost. Niemand typt op vrijdag nog over. De orders staan de volgende ochtend in Exact. Een verschil hoort u de volgende ochtend en niet aan het eind van de maand. Een koppeling als deze valt in het bovenste deel van € 1.450 tot € 3.450. Dat komt door de export die ik om het ordersysteem heen bouw. Op de dag van oplevering boekt de koppeling echt en gaat de garantie van drie maanden in. In de handleiding staat ook wat u doet als er een melding binnenkomt.

Herkent u uw eigen vrijdag? Stuur de naam van uw ordersysteem. Binnen twee werkdagen hoort u of er een ingang is.

De foutmelding die ik voor u bouw, gebruik ik zelf

Zelf houd ik eenentwintig koppelingen bij. Denk aan zoekmachines en hun data, websites en hosting, mailmarketing, open overheidsregisters en AI-modellen. Elke week spreekt een controle ze echt aan en mailt mij zodra er één stil valt.

Bij mij kijkt die controle één keer per week, want er hangt geen productie aan. Bij u meldt de koppeling zich bij elke run waarin iets misgaat, zoals in de uitwerking met Exact Online. Hoe vaak een tweede controle kijkt of hij überhaupt heeft gedraaid, spreken we vooraf af.

Die melding gaat naar u of naar wie u aanwijst.

Wat een koppeling kost

U krijgt een vast bedrag en een opleverdatum in de offerte, voordat er iets gebouwd wordt.

Onderin die bedragen zit één richting tussen twee pakketten met een werkende API. Bovenin zit verkeer in twee richtingen, gegevens die eerst opgeschoond moeten worden of een pakket zonder API waar een export omheen gebouwd wordt.

De derde kolom is wat ik voor zo’n opdracht inruim, gerekend vanaf uw akkoord. Het is geen gemiddelde van eerdere opdrachten. De datum zelf spreken we in het eerste gesprek af en die staat in de offerte.

Loopt het uit door mij, dan is dat mijn probleem. Er is geen nacalculatie.

Vertel wat er ligtof bel 06 30 33 49 97

Wat er gebeurt als een pakket later verandert

Uw leverancier wijzigt zijn API of u stapt over op een ander pakket. Dan moet de koppeling mee. Dat is normaal en het hoort erbij.

Er zit geen onderhoudsverplichting aan mijn werk. Wel garantie: meldt u binnen drie maanden na oplevering schriftelijk dat iets niet werkt zoals de offerte beschrijft, dan herstel ik dat kosteloos. Dat geldt ook als een leverancier van een gekoppeld systeem in die periode zijn API wijzigt. Stapt die leverancier over op een nieuwe hoofdversie van zijn koppeling, dan is dat een nieuwe opdracht. U hoort dat zodra ik het weet. Wat er verder niet onder valt, staat in artikel 7 van mijn voorwaarden.

Wilt u dat er daarna iemand meekijkt, dan spreken we dat apart af. Bijvoorbeeld een vaste controle op de koppeling. Of de afspraak dat u belt zodra er iets niet klopt. Wat u kiest, staat met een bedrag in de offerte.

Daarna spreken we voor een wijziging een aparte opdracht af, met opnieuw een vast bedrag vooraf. U zit dus nergens aan vast en u kunt het ook door een ander laten doen. De code, de tests en de handleiding zijn van u.

Wat er op uw naam staat

De code, de tests en de handleiding zijn de helft. De andere helft is waar de koppeling draait en wie de sleutels heeft.

Waar draait hij? In een omgeving op uw naam en niet op de mijne. Zo komt u er ook zonder mij bij. Serverruimte huurt u zelf en die rekening gaat niet langs mij. Voor een koppeling als deze is dat € 5 tot € 10 per maand. Hoort er een aparte database bij, dan loopt dat op naar zo’n € 50. Na de oplevering ligt het beheer bij u. Wilt u dat ik dat doe, dan staat het met een bedrag in de offerte.

Wie heeft de sleutels? Elk pakket krijgt een eigen sleutel met alleen de rechten die de koppeling nodig heeft. Niet uw eigen inlog. Accounts en sleutels die ik op uw naam aanmaak, zijn van u. Ik houd geen accounts of wachtwoorden achter, ook niet bij een geschil over een factuur. Verloopt een sleutel vanzelf, dan haalt de koppeling een nieuwe op. Trekt u er een in, dan stopt de koppeling en krijgt u een melding.

Wie komt er bij? Tijdens de bouw en de garantie heb ik toegang tot die omgeving. Daarna bepaalt u. Wilt u dat ik aanpassingen of updates blijf doen, dan houd ik die toegang. Wilt u dat niet, dan trekt u hem in.

Wat hoort u bij een storing? Meldt u zelf iets, dan reageer ik binnen één werkdag. Ik zit niet de hele dag bij de telefoon. Daarom meldt de koppeling het zelf, op het moment dat het misgaat. Werkt er iets niet zoals de offerte beschrijft, dan herstel ik dat kosteloos binnen drie maanden na oplevering.

Lopen er gegevens van uw klanten of medewerkers door de koppeling? Dan geldt artikel 18 van mijn voorwaarden als verwerkersovereenkomst. Wat er verder op uw naam komt, staat in artikel 12 en 13.

De server staat op uw naam. De sleutels staan op uw account. De code is van u.

Hoe zo’n oplevering eruitziet, ziet u in de demo van Kompas. Kompas is urenregistratie met facturatie, gebouwd voor een opdrachtgever. Een koppeling lever ik op dezelfde manier op.

Wat ik niet doe

• Geen onderhoudsabonnement waar u niet meer uit komt.
• Geen koppeling die alleen ik kan onderhouden.
• Ik koppel niets waarvan ik niet kan uitleggen wat er gebeurt als de andere kant wegvalt.

Wanneer ik kan beginnen

Ik bouw aan meerdere opdrachten tegelijk. Wanneer ik aan de uwe begin, hoort u in het gesprek. De opleverdatum staat in de offerte die u daarna krijgt. Kan ik uw datum niet halen, dan zeg ik nee. Dat is vervelender om te horen en prettiger om mee te werken.

Over Achter de Schermen

Achter de Schermen is de eenmanszaak van Stefan Colin in Zwaag, West-Friesland. Ik bouw maatwerk software en koppel pakketten die elkaar niet kennen. Ook zoek ik uit waarom Google en AI-antwoorden een site overslaan en wat eraan te doen is.

Veelgestelde vragen

Naar boven